Ahsen Okyar Söylenmek yerine söylemek lazım…

Kobiler’de İletişim Sorunu – Şeyma Saraç

Kobiler’de İletişim Sorunu – Şeyma Saraç

Kobilerdeki problemlerin en başta gelenlerinden birisi iletişim sorunu desem, sanırım bana katılırsınız.

Sylvine Herpin yanlış anlamalar konusunda bakın ne demiş;

“9 Olasılık;                                                                                                    Düşündüğünüz, 
söylemek istediğiniz,
söylediğinizi sandığınız,
söylediğiniz,
karşınızdakinin duymak istediği,
duyduğu,
anlamak istediği,
anladığını sandığı,
anladığı arasında farklar vardır.
Dolayısıyla insanların birbirini yanlış anlaması için en az 9 olasılık vardır…”

Kişisel iletişimin bile zor olduğu düşünülürse; ‘Yönetsel İletişim’ basit görünmesine karşılık bünyesinde pek çok problem taşıyan çok karmaşık bir süreçtir.

Yönetsel iletişim yatay ve dikey (yukardan aşağı ve aşağıdan yukarı) iletişim olarak ikiye ayrılır.

v Dikey iletişim; Yukardan aşağı iletişim : Kurumun hiyerarşik yapısı içerisinde, tepedeki yöneticiden başlayıp, zincirleme aşağıya doğru uzanan iletişimdir .Yukarıdan aşağıya doğru iletişim genellikle, yalın bir dille, anlaşılır,mümkünde yazılı, yoruma yer vermeyecek biçimde olmalıdır.

Aşağıdan yukarı iletişim; Astların gerekli bilgileri üstlere vermesidir. Genellikle astların verdiği rapor ve tepkilerden oluşur.

v Yatay İletişim; Günümüzde belki de dikey iletişim kadar çalışanların kendi aralarındaki iletişimi önem kazanmıştır. Çünkü; işler artık yukardan aşağı emirlerle değil, süreçteki kişilerin birbirleriyle ilişkisiyle yürütülmektedir.

Bir firmada iletişim eksikliği neden olur:

v Ne zaman, hangi bilgilerin, nereye gönderilmesi gerektiği tanımlanmamıştır.

v Ne zaman, hangi sıklıkla rutin toplantı yapmamız gerektiği tanımlanmamıştır. Rutin toplantı yapılması gereken konular: stratejik planlama, süreç performanslarının izlenmesi, yeni tasarım veya projeler, satış ve bütçe takibi, üretim planlama, kalite geliştirme, müşteri geri beslemeleri, v.b.

v Rutin toplantılar dışında toplantı yapmamız gereken durumlar belirlenmemiştir. Bunlar; müşteri şikayeti, hatalı ürün çıkması, kazalar, acil durumlar, düzeltici faaliyetlerin başlatılmasının gerektiği durumlar, hammadde eksikliği vb. durumlardır.

v Etkin, sonuç alınan ve kararların takip edildiği toplantılar yapılamamaktadır.

v Gerekli kayıtlar tutulmamakta yada ilgililere ulaştırılmamaktadır.

v İletişim gerektiren özel durumlarda toplantı dışındaki yöntemlerin tanımlanmamış olması (müşteri ziyareti, çalışanın fikrini almak için anket düzenlemek vb)

İletişimi aksatan başka bir durumda çalışanlar arasında hoşgörü eksikliğinin olması, gruplaşmalar, çatışmalar yada motivasyon eksikliğidir.

Şirket tepe yöneticileri ile çalışanların iletişimini arttırmanın bir diğer yolu yerlerinde çalışanları ziyaret edip , sorunlarını paylaşmaktır.

Bu noktada bir anımı paylaşmak isterim. Danışmanlık yaptığım bir kobide patrondan her sabah işletmeyi dolaşarak operatörlerin ellerini sıkıp hatırlarının sormasını istemiştim. Başlarda çalışanlar sorunlarını açmaya çekindiler, ancak sabah dolaşmaları devam ettikçe aralarında bir güven köprüsü kuruldu ve hatalı çıkan işlerle ilgili malzeme yada makine kaynaklı sorunları anlatmaya başladılar. Patron problemlerin tümünün işçilerin dikkat etmemesinden olmadığını anladı, operatörlerde sorunlarını birinci elden duyurdukları için mutlu oldular. İstedikleri şeylerin bazılarının yapılmış olması da motivasyonu arttırdığı gibi, üretim fireleri azaldı.

Aslında doğru kurulmuş ve yönetilen ISO 9001 sistemi de iletişimin artmasında etkilidir.

Ekip çalışmalarını her zaman önemserim. (Tabi çalışma yöntemlerini bilmeleri kaydıyla) Çalıştığım bir firmada,iletişim sorununu ele alan bir ekip çalışması pek çok iletişim eksiği nedenlerini bularak , gerekli iletişim araçlarını tanımlamıştı. Gerçekten sonuç inanılmazdı.

Sizlere tavsiyem;

v Sabah turlarına başlayın,hem dikey iletişimi arttırırsınız, hem de birinci elden bilgi sahibi olursunuz.

v Kurumsallaşmanın ilk adımı olan ISO 9001 sisteminiz yoksa kurun varsa iyileştirin,

v Rutin toplantılarınızı tanımlayın ve mutlaka bunlara uyulmasını sağlayın,

v Hangi raporlarla işletmenizi kontrol edecekseniz belirleyin.

v Çalışanların birbirlerine daha hoşgörülü olmaları için, sosyal faaliyetleri arttırın.(Toplu yemek, piknik, gezi vb)

v ‘İç Müşteri ‘ kavramını yerleştirin. (Bu konuyu daha sonra anlatacağım)

v Toplantılarda alacağınız kararların takip sistematiğini kurun.

v İletişim eksikliğini fark ettiğiniz noktada ilgililerle toplanarak, tekrarlamaması için çözüm üretin.

İletişimle ilgili benzer hangi sorunlarınız var? Nasıl çözmeyi düşünüyorsunuz?