Ahsen Okyar Söylenmek yerine söylemek lazım…

İşçi Özlük Dosyasına Aman Dikkat! – Bünyamin ESEN

İşçi Özlük Dosyasına Aman Dikkat! - Bünyamin ESEN

Erzurum’dan bir okurumuz soruyor:“Bünyamin bey, muhasebeci olarak çalışıyorum. İş müfettişleri teftişe geldi bir iki firmamıza, özlük dosyalarını sormuşlar, ağır cezalar geldi. Oysa kırtasiyelerde satılan özlük dosyalarını almıştı firmalar. Bu cezalar doğru mu? Özlük dosyasından ceza yememek için neye dikkat etmemiz lazım? İşçilerden evrak toplayamıyoruz, getirmiyorlar. Bu evrak kalabalığı değil mi?”

Sayın okurumuz, işçilere düzenlenmesi gereken özlük dosyası ülkemiz iş mevzuatının önemli bir zorunluluğu.

Ancak önemli olduğu kadar da uygulamada ihmal edilen, muhasebeci ve mali müşavir arkadaşların önemini kavrayamadıkları bir düzenleme.

Gerçekten de özlük dosyasını düzenlemek (hele hakkıyla düzenlemek) zor bir iş. Birçok evrakın tek tek toplanmasını ve gerektiğinde güncellenmesini gerektiriyor.

Ama bu iş kesinlikle bir evrak kalabalığı değil! Zira özlük dosyasında bulunduracağınız bir evrak gün gelir sizi cezadan kurtarır, tabiri caizse işverenin ipten dönmesini sağlar…

Peki, ceza almayacak şekilde özlük dosyası düzenlemenin sırları neler, nelere dikkat edilmesi gerekiyor, hangi evrakların mutlaka özlük dosyasında bulunması gerek?

Ayrıntılı olarak açıklayalım…

Özlük Dosyası Düzenlemek Mecburi

Özlük dosyaları ülkemiz iş hukukunda belirlenmiş bulunan bir çalışma yaşamı düzenlemesi.

Buna göre işyerleri çalıştırdıkları her çalışan için statüsü ya da unvanı ne olursa olsun özlük dosyası tutmak zorunda, buna mecbur.

Yani özlük dosyası olsa da olur, olmasa da olur bir düzenleme değil!

İşçinin aldığı ücretin düşük ya da yüksek olması, iş akdinin sürekli ya da geçici olması, çalışanın beyaz yakalı ya da mavi yakalı olması, amir yada işçi olması bu durumu değiştirmiyor.

Özlük dosyaları işçinin işletme içerisindeki iş akdi sürdüğü müddetçe her türlü bilgi ve belgesinin saklanacağı, işçi ile ilgili her türlü verinin iş akdi bittikten dahi muhafaza edilebileceği zorunlu bir sistem…

Kanuna Göre Cezası Var!

Ülkemizde işçiler için özlük dosyası bulundurmak İş Kanunu’nun 75 inci maddesi gereğince mecburi.

İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorunda.

İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu, sosyal güvenlik mevzuatı ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak durumunda.

Özlük dosyası ile ilgili bir yükümlülük de bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorunda olunması…

Tüm bu yükümlülükleri yerine getirmeyenlere ise ağır para cezaları var!

Neden Önemli?

Sanıldığının aksine özlük dosyası bir evrak kalabalığı, bir bürokratik kırtasiyecilik değil! Hele kırtasiye dükkanlarından alınıp doldurulmadan boş duracak bir klasör hiç değil!

Aksine, özlük dosyası çalışma yaşamının düzene ve intizama girmesi yönüyle önemli bir düzenleme!

Bu birkaç nedenle böyle:

Öncelikle işçi ile ilgili kayıtların tutulması işletmenin kurumsallaşması, kurumsal bir hafıza üretmesi anlamında önemli bir arşiv faaliyeti.

İkinci olarak, işyerlerinin denetimi açısından özlük dosyaları gerek iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekse de sosyal sigortalar yükümlülükleri ile ilgili temel bir referans kaynağı haline geliyor. Düzenli özlük dosyası tutan bir işyerinin denetimleri kolay geçiyor anlayacağınız…

Son olarak da işçi dosyaları işçilerin kişisel kayıtlarının usulünce saklanması, iş yaşamında bonservis ve referans sisteminin sağlıklı işlemesi için önemli bir düzenleme.

Özlük dosyasının önemi özellikle iş kazası gibi hallerde çok bariz ortaya çıkmakta!

İşçi Başına 1478 Lira Cezası Var!

İş Kanunu özlük dosyası tutmayı mecburi kıldığı gibi özlük dosyasının tutulmaması halinde de söylediğimiz üzere cezalar getirmiş bulunuyor.

Buna göre İş Kanunu’na göre denetim yapma yetkisi bulunan SGK Denetmenleri/Müfettişleri ile İş Müfettişleri/Askeri İş Müfettişlerinin yaptıkları denetimlerde özlük dosyasının tespit edilmemesi halinde ceza uygulanıyor.

İşçi özlük dosyalarını düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline 2015 yılı için 1478 Türk Lirası idari para cezası veriliyor.

Üstelik bu ceza her bir işçi başına!

Yani yüz işçinin özlük dosyasını düzenli tutmamışsanız alacağınız ceza 140 bin TL’yi geçiyor!

Özlük Dosyası Tutmanın İpuçları

Peki, özlük dosyasında neler bulunmalı?

Genel olarak ifade edecek olursa işçi ile ilgili her türlü bilgi ve belge özlük dosyasında saklanmak zorunda.

İşçinin işe alınışından (hatta iş ilanından) başlayarak işten ayrılışına kadar (hatta ayrılış sonrasında) her türlü süreç evrak ile tevsik edilmeli ve işçi dosyasına girmeli.

Ayrıntılı ifade edecek olunur ise; özlük dosyasında,

-eleman istek formu,

-işe başvuru formu,

-çalışanın referansları,

-CV’si yada özgeçmişi,

-fotoğrafları,

-hizmet sözleşmesi ya da iş akdi,

-SGK sigortalı işe giriş bildirgesi,

-aylık bordrolar yada ücret hesap pusulalarının suretleri (işçiye imzalatılması yararlıdır),

-işçinin kimlik bilgileri,

-ikametgâh senedi,

-nüfus sureti,

-adli sicil kaydı,

-askerlik durum belgesi,

-aile durum bildirim formu (aile vergi indirimi için),

-ilk işe giriş sağlık raporu,

-periyodik muayene ve kontrol raporları,

-yıllık ve ücretli izin formları,

-ücretsiz izin bilgileri,

-işçinin diploma-sertifika ve diğer yeterlilik belgeleri,

-iş kazası bildirimleri, iş kazası tutanakları ve bildirgeleri,

-iş araç ve gereci kullanma ehliyetleri ve belgeleri,

-demirbaş malzeme teslim belgesi,

-işçiye verilen ceza ve ihtarlar,

-iş sağlığı ve güvenliği araç ve gereği teslim belgesi,

-SGK sigortalı işten ayrılış bildirgesi,

-istifa dilekçesi,

-işçi ile ilgili tutulan tutanaklar,

-işçiye çekilmiş yada işçiden alınmış noter tebligatnameleri,

-iş akdinin feshine dair tebligat ve belgeler,

-ibraname,

-işten daha evvel çıkartılanın işe davet belgesi

gibi belgelerin tümü bulunmalı.

Tüm Bunlar Evrak Kalabalığı mı?

Altını çizelim ki, bulundurulması gereken evraklar bunlarla sınırlı değildir. Belirttiğimiz üzere işçi ile ilgili her türlü bilgi özlük dosyasına alınarak kurumsal hafızaya nakşedilmeli.

Bunlar zaman zaman işverenlerimize yada muhasebe görevlilerine evrak kalabalığı, gereksiz bürokrasi gibi gelebilmekte. “Bunca işimin arasında bu evraklarla mı uğraşacağım” diyen bile çıkabiliyor.

Ancak altını çizmek gerekir ki bir evrak işveren açısından yıllar sonra büyük bir önem arz eder.

Bir hizmet tespit davasında ya da iş kazası halinde işverenin daha önce evrak kalabalığı olarak gördüğü şey gün gelir işletmedeki en önemli belge olur.

İşe giriş formu bile önemlidir. Zira orada işçi kendisi hakkında tüm bilgileri kendi el yazısı ile size bildirmektedir…

Özlük dosyası tutmak kurumsal bir kimlik haline geldiği, evrak kalabalığı olarak görülmekten çıktığı zaman ülkemizde hem iş kazaları azalır, hem de çalışma yaşamı düzene ve intizama girer.

Bünyamin Esen

BünyaminEsen.com